Administratie voor het MKB: 5 onbetaalbare tips

Plant in potje met geld - administratie

Als je een eigen bedrijf van de grond af aan hebt opgebouwd, dan werk je waarschijnlijk nog veel mee in de uitvoering. Daar gaat vaak veel tijd in zitten, aangezien er veel werk is dat verzet dient te worden. Misschien brengt dat ook wel de grootste kopzorgen met zich mee: het genereren van omzet en het slim besteden van je tijd.

Administratie en boekhouding

Achter openstaande facturen aangaan. Je zorgen maken of je de financiële doelen wel haalt. We begrijpen het helemaal: je administratie op orde hebben kan best wat stress met zich meebrengen. Dat ongeveer twee derde van MKB bedrijven investeren in accounting software, is dan ook een logisch gevolg. Bij Prestato zijn we ervan overtuigd dat ondernemers niet harder, maar slimmer moeten werken. Daarnaast zijn we van mening dat een faire en tijdige betaling dik verdiend wordt. Daarom hebben we een vijftal tips verzameld die je helpen met beide.

1. Automatiseer betalingsherinneringen om sneller betaald te krijgen

Een rapport uit 2019 laat zien dat een-derde van MKB bedrijven maar liefst € 20.000,- aan openstaande facturen heeft. Juist, daar vallen je schoenen van uit. Achter facturen aan blijven mailen, bellen en appen vertraagt je cashflow enorm. En hoe meer tijd je besteedt aan niet-betalende klanten, des te minder aandacht heb je voor loyale en nieuwe klanten die dat wel doen. 

Wij raden daarom aan om betalingsherinneringen en follow-ups te automatiseren als eerste stap naar een slimmere administratie. Met een tool als Prestato stel je automatische e-mails en SMS reminders in voor klanten die nog een factuur open hebben staan. In plaats van elke keer een handmatig bericht sturen of 3x te bellen voordat de klant opneemt, hebben we een variatie aan herinneringstemplates zodat je jouw klant dat belangrijke zetje kunt geven.

Geautomatiseerde follow-ups zorgen niet alleen dat je weer grip op je agenda krijgt, maar garanderen ook dat je sneller betaald krijgt. En mocht je denken dat reminders klanten irriteren, dan hoef je je daar geen zorgen over te maken. Iedereen is tegenwoordig druk met vanalles, een kleine kattebel via e-mail of SMS wordt alleen maar gewaardeerd.

Voor grote klanten of contacten die je persoonlijk wilt opvolgen kun je in Prestato je eigen follow-ups en notificaties instellen.

2. Start met het accepteren van online betalingen van klanten

Recente betalingstrends tonen aan dat klanten steeds comfortabeler zijn met online shoppen.  Dat geldt ook voor kleine en lokale bedrijven. Het aanbieden van een online betaalmogelijkheid is daarom een win-win situatie voor zowel jouw bedrijf als jouw klanten.

Waarom? Op de eerste plaats bespaar jij tijd doordat je niet hoeft te wachten op een bankoverschrijving of een klant die handmatige handelingen dient te ondernemen voor de betaling. Daarnaast geeft het een boost aan je professionele imago als klanten ook online bij je kunnen betalen. Want je weet zelf: het is geen 1999 meer. Online betalen is niet alleen een verwachting meer, het is bijna vaste prik geworden. Feitelijk accepteren er meer bedrijven online betalingen dan ooit.

Intussen geef je jouw klanten de mogelijkheid om zelf te betalen op het moment dat het hun uitkomt. 24/7 en elke dag van de week. Je hoeft niet meer heen en weer te bellen of te wachten tot jullie allebei in de gelegenheid zijn.

Prestato's online betaalsysteem is de perfecte oplossing voor MKB-bedrijven die online betalingen willen accepteren. Naadloos gekoppeld aan je website en top betaalmethoden zoals iDeal, Stripe en PayPal. Je bent slechts een paar klikken verwijderd van online betaald krijgen.

3. Krijg een helicopterview van aanstaande en achterstallige betalingen

Stof tot nadenken: eind 2020 zal meer dan 75% van de kleine bedrijven hun boekhouding naar de cloud hebben verplaatst. De concrete reden waarom is niet bekend, maar transparantie is een belangrijk aspect.

Weet je bijvoorbeeld wie nu nog openstaande facturen heeft? Hoeveel omzet heb je vandaag gedraaid? Hoeveel een maand geleden?

Het bewaken van de cashflow is de sleutel tot het beoordelen van de dagelijkse gezondheid van uw bedrijf. Online betalen en factureren fungeren als een gestroomlijnd alternatief voor de traditionele boekhouding. Een duidelijk overzicht van betaalde en lopende transacties betekent ook dat je minder twijfelt over wat er op je bankrekening staat.

De eenvoudige factureringstool van Prestato kan u een idee geven van wat er momenteel op je rekening staat, welke betalingen er nog open staan en welke achterstallig zijn. In plaats van je af te vragen "hoe zit het met de toekomst", heb je alles op je radar.

4. Weg met papieren facturen!

Of je wel of niet bewust bezig bent met verduurzamen, houd er rekening mee dat klanten de neiging hebben om duurzame bedrijven te steunen. Digitaal factureren is echter meer dan alleen een manier om het milieu te ontlasten. Enkele voordelen om de overstap naar online facturering te maken:
  • Je bespaart tijd. Je hoeft geen tijd meer te besteden aan het moeizaam invoeren van gegevens, geen papieren spoor meer. 
  • Het is veiliger. Of het nu gaat om identiteitsdiefstal of het kwijtraken van een factuur, als u elektronische gegevens bij de hand hebt, gaat er niets 'verloren'.
  • Je cijfers zijn altijd correct. Simpel gezegd zorgt online facturering ervoor dat uw administratie up-to-date is en er minder ruimte is voor factuurfouten.
Met online facturering via Prestato kun je kant-en-klare sjablonen gebruiken die klaar zijn voor de klant en je bedrijf professioneel voor de dag te brengen.

5. Beheer en organiseer elke betaling

Het geheim van een effectieve, efficiënte boekhouding is helemaal geen geheim. Het is efficiënt werken. Georganiseerd blijven is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan als je een drukke ondernemer bent die een miljoen taken tegelijk probeert te jongleren.

Daarom is de overstap naar online factureren en factureren zo belangrijk. Door je betalingen automatisch te laten loggen is het zware werk organisatorisch al voor je gedaan. Maar het gaat niet alleen om gemak. Gedetailleerde gegevens over de betalingen van uw bedrijf beïnvloeden alles, van budgettering tot grote beslissingen die een grote impact kunnen hebben op je bedrijfsresultaten.

Kun je dat nieuwe apparaat veroorloven? Hoe zit het met een nieuwe collega op de loonlijst? De antwoorden staan ​​in je administratie!

We hebben het al eerder benoemd en we herhalen het nog een keer: je moet tijd besteden aan goed werk en het opbouwen van relaties met je klanten, niet aan urenlange administratie. Tools zoals Prestato zorgen ervoor dat je boekhouding altijd centraal staat, inclusief gedetailleerde rapporten die uw betalingen over bepaalde tijdsperioden uitsplitsen.

Klaar om te stoppen met stressen en starten met betaald krijgen?

Boekhouden kan een strijd zijn voor MKB bedrijven. Maar het hoeft niet zo te zijn! Door efficiënte facturering en facturering kun je de boekhoudkundige chaos achter je laten en het betalingsproces van je bedrijf stroomlijnen.

En door prioriteit te geven aan de bovenstaande tips, kunt u sneller betaald worden terwijl je tijd vrijmaakt om betere relaties met uw klanten op te bouwen.

Wil jij jouw administratie ook gemakkelijker kunnen doen? Vul dan onderstaand formulier in om een terug bel afspraak in te plannen op een datum en tijd dat het jou schikt. 

 

Plaats een reactie